Cats Protection and Wood for Trees
Cats Protection ontsluit een decennium aan data
Achtergrond
Als het aan Cats Protection ligt, de grootste liefdadigheidsinstelling voor kattenwelzijn in het VK, wordt in deze wereld iedere kat vriendelijk behandeld en is er begrip voor zijn behoeften.
Sinds de oprichting in 1927 hebben ze meer dan 1,5 miljoen katten en kittens aan nieuwe eigenaren gegeven. Ieder jaar kunnen 200.000 katten en kittens op de hulp rekenen van de organisatie in één van de 230 door vrijwilligers gerunde vestigingen.
De uitdaging: behouden van inkomsten tijdens de pandemie
Als je vestigingen niet open zijn en je moet je persoonlijke fondsenwervende activiteiten naar online verplaatsen, kan dat alleen als er een goede datastructuur is. Het systeem waar Cats Protection mee werkte liet vooral een fundamenteel gebrek aan rapportagemogelijkheden zien en bracht de slechte kwaliteit van de gegevens die eraan ten grondslag lagen, scherp in beeld.
Inkomsten bleken afhankelijk van maandelijkse financiële rapportages. Rapportages die gebouwd waren op een wankele basis van een gedecentraliseerde, inconsistente, structuur. Hierdoor was de organisatie enorm vatbaar voor de pandemie en toekomstige crises. Dat moest anders.
Watch the video
Watch the video of the full case study, presented by Stacey Wood and Kate Parker from Cats Protection and Matthew Tamea from Wood for Trees, at Apteco Live Online 2021
Waarom Cats Protection koos voor Apteco
Er moest een coderingsstructuur gecreëerd worden die consistent was in alle teams. Een structuur die overzicht bood van de prestaties per bedrijfsgebied, aantrekkingskracht, product en inkomend en uitgaand kanaal. Daarnaast wilde Cats Protection het fondsenwerving proces begrijpelijker maken door het hele proces in ondersteunende documentatie te verpakken.
Stap 1. Bruikbaarheid van data inzichtelijk maken
Als eerste werd gekeken naar de data. Wat is er al en wat hebben we nodig? Welke data is niet consistent of verkeerd ingevuld? Door Apteco FastStats te gebruiken kregen we snel inzicht in welke stappen we moesten zetten om de data compleet te krijgen.
Stap 2- Coderingsysteem opzetten
Er moest een coderingssysteem komen zodat alle data eenduidig zou worden gedefinieerd. Daarnaast werden er afspraken gemaakt over de manier van vastleggen. Voortaan had een adoptie van een kat overal dezelfde code zodat het altijd herleidbaar was. En werden de resultaten van campagnes overal op dezelfde manier vastgelegd.
Stap 3 - Inzicht via dashboard
Op basis van nieuwe data zijn 30 verschillende dashboards gemaakt waar iedereen in de organisatie toegang kreeg. Wachten totdat een leidinggevende tijd had om een rapport toe te sturen, hoefde niet meer. Werknemers krijgen direct inzicht in gedrag van leden en kunnen zo goede beslissingen maken voor de toekomst.
Het is behoorlijk overweldigend wat dit team heeft bereikt. Het ging snel, maar met een solide visie en strategische doelstellingen. Alle teams in de hele organisatie zijn onder de indruk van de vooruitgang. We staan op het punt een nieuwe 10-jarige strategie in te voeren. Ik heb zo veel vertrouwen in de nieuwe strategie omdat we deze echt hebben opgebouwd uit de inzichten die we afgelopen jaar hebben gekregen. Het geeft vertrouwen in de beslissingen die we in de toekomst zullen nemen.
Lee Derrick, head of data, digital and direct marketing, Cats Protection
Lee Derrick, head of data, digital and direct marketing, Cats Protection
Het resultaat
In een jaar tijd is de rapportage bij Cats Protection volledig getransformeerd. Er zijn meer dan 30 Orbit inkomsten dashboards gemaakt op basis van een volledig gerationaliseerde coderingsstructuur. Niet alleen met data uit 2021, maar met behulp van FastStats waren we in staat om alle historische data opnieuw te categoriseren, waardoor meer dan een decennium aan geuniformeerd bruikbaar werd.
Door 30 dashboards te creëren waar iedereen in de organisatie bij kan, zien werknemers direct welk gedrag leden vertonen waardoor belangrijke besluiten makkelijker genomen kunnen worden.
Opnieuw ontworpen om alle historische data te kunnen hercategoriseren en gekoppeld aan financiële processen, waardoor meer dan een decennium aan data is geüniformeerd.
Fondsenwervingteams kunnen de activiteiten in alle bedrijfsgebieden bekijken om inzicht te krijgen in de verschuiving naar digitaal tijdens de pandemie.
Met realtime rapporten kunnen teams veranderende trends volgen en snel investerings- of desinvesteringskeuzes maken.
Onze partners Wood for Trees en Apteco-tools FastStats en Orbit hebben ervoor gezorgd dat het project een succes is geworden. Binnen een jaar zijn we volwassen geworden op data gebied. Hierdoor konden we tijdens de pandemie onze inkomsten behouden. Voor de eerste keer kunnen we er zeker van zijn dat we echt een op leden gerichte visie hebben. We kunnen nu ervoor zorgen dat ieder lid het juiste product, via het juiste kanaal op het juiste tijdstip met de juiste inhoud krijgt. Zo kunnen we uiteindelijk nog meer katten en kittens ondersteunen die we onder onze hoede hebben. En halen we onze ambitieuze doelstellingen voor de 10-jarige strategie.
Stacey Wood, data manager, Cats Protection
Stacey Wood, data manager, Cats Protection