VSO and Adroit
Minder handwerk, beter inzicht en relevantere communicatie. Zo transformeerde VSO zijn supporter journeys met één centraal supporterbeeld.
Achtergrond
VSO is een toonaangevende internationale ontwikkelingsorganisatie met een duidelijke ambitie: a fair world for everyone. Opgericht in 1958 zet VSO zich in voor duurzame verandering via vrijwilligerswerk. De organisatie is actief in meer dan 90 landen en werkt met een hybride model van internationale, nationale en lokale vrijwilligers die samen optrekken met de meest gemarginaliseerde gemeenschappen ter wereld. VSO onderscheidt zich door te werken mét lokale gemeenschappen en organisaties, met focus op structurele, langdurige impact.
De uitdaging
De oorspronkelijke aanleiding voor VSO was het verbeteren van de operationele efficiëntie. Campagnes waren sterk afhankelijk van handmatige selecties, versnipperde data en losse communicatietools. Daardoor was het lastig om supporters te benaderen op basis van gedrag, geefpotentieel of eerdere betrokkenheid.
Het gezamenlijke data- en technologietransformatieproject had de volgende doelen:
- Eén centraal supporterbeeld opbouwen door data uit drie systemen samen te brengen, duplicaten te verwijderen en te werken met één betrouwbare basis voor campagnes.
- Apteco inzetten als centraal platform voor segmentatie, automatisering en campagne-uitvoering, inclusief e-mail.
- De overstap maken van bulkcampagnes naar gedragsgedreven supporter journeys, gebaseerd op betrokkenheid en recent gedrag.
- Predictive modellen inzetten binnen journeys om geefpotentieel en benaderingsstrategie beter af te stemmen.
- Nieuwe kanalen toevoegen, zoals SMS, om respons te verhogen, heractivatie te testen en supporters meer keuze te geven.
- De supporterervaring verbeteren door communicatie beter te timen en relevanter te maken.
- Tijd vrijmaken voor het team door minder handmatig werk en het gebruik van herbruikbare journeys.
Bekijk het volledige klantverhaal
Bekijk de video met Kathryn Ginn en Pete Edgcombe en zie hoe VSO supporter journeys heeft ingericht op basis van data en gedrag.
De Apteco-oplossing
VSO beheerde supporter- en vrijwilligersdata voorheen in meerdere systemen, vaak met overlappende gegevens. Adroit kreeg de opdracht om één centraal supporterbeeld te realiseren door drie kernsystemen te integreren. Deze Single Supporter View zorgde voor opgeschoonde en gestructureerde data die beschikbaar werd gemaakt in Apteco. Daardoor nam de kracht en bruikbaarheid van het platform sterk toe en kon VSO werken met selecties, modellen en supporter journeys op basis van één helder en betrouwbaar supporterbestand. Apteco vormt inmiddels de strategische ruggengraat van VSO’s supporterbetrokkenheid en fondsenwervende activiteiten en staat centraal in alle supportercommunicatie, waardoor campagnes gerichter en beter afgestemd kunnen worden. Apteco ondersteunt nu geautomatiseerde communicatie over meerdere kanalen, zoals welkomstjourneys voor nieuwe supporters en conversietrajecten voor periodieke giften. Daarnaast wordt gewerkt met een voorspellend model om supporters passende geefbedragen voor te stellen, waardoor personalisatie ook op grotere schaal kan worden toegepast.
Dit was geen eenmalige implementatie. Het doel was het opbouwen van een slim en schaalbaar supporter marketing-ecosysteem, met Apteco als kern, dat ruimte biedt voor voortdurende verbetering en vernieuwing.
Deze groei in volwassenheid stelt VSO in staat om strategischer en meer met een langetermijnblik te werken. De eerste campagne gericht op conversie naar periodieke giften leverde al vroege resultaten op, waarbij de verwachte retentiecijfers wijzen op een sterke langetermijnopbrengst.
Met Apteco als fundament voor segmentatie, kanaalinzet en het gebruik van modellen kan VSO fondsenwerving nu continu testen, verbeteren en doorontwikkelen. Apteco is daarmee niet langer alleen een datatool, maar een strategisch platform dat VSO helpt om supporterbetrokkenheid verder te verdiepen. Het ondersteunt slimmere supporter journeys en vormt een stevige basis voor toekomstige vernieuwing, zoals de inzet van social kanalen en verdere modelontwikkeling.
Apteco e-mail en SMS zijn ingezet om communicatie verder te automatiseren. In de zomer van 2025 maakte een SMS-campagne deel uit van de Summer Appeal. Deze campagne leverde een positief resultaat op en droeg tegelijkertijd bij aan een betere datakwaliteit.
De inzichten uit deze test bepalen hoe VSO SMS in de toekomst inzet, als een kanaal om snel te testen en te leren. Zowel e-mail als SMS zijn inmiddels vaste onderdelen van de geautomatiseerde supporter journeys en ondersteunen de voorbereiding op toekomstig gebruik van toestemming-gebaseerde data.
Apteco heeft ons in staat gesteld om meer gepersonaliseerde en geavanceerde supporter journeys te realiseren, wat de totale supporterervaring merkbaar verbetert. Het platform heeft onze interne teams veel efficiënter gemaakt en is, gebouwd op een sterke Single Supporter View van Adroit, in staat diepere betrokkenheid te realiseren en uiteindelijk betere retentie en hogere langetermijnwaarde te behalen.
Kathryn Ginn, Head of Data and Insight, VSO
Kathryn Ginn, Head of Data and Insight, VSO
Impact op de organisatie
Apteco wordt gezamenlijk gebruikt door fundraising-, digitale en datateams om campagnes te plannen, uit te voeren en te volgen. Deze manier van samenwerken heeft de doorlooptijd van campagnes verkort, de noodzaak voor intensieve controles verminderd en een sterkere datagedreven manier van werken gestimuleerd. Binnen twaalf maanden na de implementatie van Apteco en het live zetten van de supporter journeys behaalde VSO de volgende resultaten:
Besparing van uren aan handmatige selecties per campagne, vergelijkbaar met één volledige fte, waardoor er meer capaciteit vrijkwam binnen het team.
Kortere doorlooptijd tussen planning en uitvoering.
Gepersonaliseerde benadering met hogere respons dan bij eerdere campagnes.
De SMS-campagne leverde een positief netto resultaat op, zelfs in de testfase.
Communicatie gericht op conversie naar periodieke giften laat vroege signalen van beter supporterbehoud zien.
De SMS-campagne hielp bij het opschonen van contactgegevens en het verbeteren van toestemming en kanaalvoorkeuren binnen het centrale supporterbeeld.
Door Apteco te implementeren bovenop een robuuste Single Supporter View, opgebouwd door Adroit met complexe matching over drie systemen, realiseerden we gededupliceerd inzicht op individueel niveau. Deze basis was cruciaal om de volledige kracht van Apteco te benutten en stelde VSO in staat om geavanceerde, datagedreven supporter journeys zorgvuldig en effectief te automatiseren.
Pete Edgcombe, Account Director, Adroit Data & Insight
Pete Edgcombe, Account Director, Adroit Data & Insight